Come affrontare i micromanager in un mondo COVID-19

Da The Cohort, la newsletter di Poynter per le donne che prendono a calci in culo nei media digitali

Se il tuo capo è un micromanager serio come 'Rebecca', probabilmente devi affrontare il problema di fondo: la fiducia. (Sara O'Brien)

Questo articolo è apparso originariamente in un numero di The Cohort, la newsletter di Poynter per le donne che prendono a calci in culo nei media digitali. Partecipa alla conversazione qui.

Dal giorno in cui ho creato un giornale per la mia scuola media in prima media, mi sono appassionato. Tutti i miei successivi workshop estivi, stage ed extracurriculari sono stati fatti per aiutarmi a raggiungere il mio obiettivo finale in quel momento: frequentare la scuola di giornalismo alla Northwestern.

Il mio io adolescente non avrebbe mai immaginato che sarei finito sulla traiettoria in cui si trova ora la mia carriera: una combinazione unica di editoriale e tecnologia non solo in un'azienda tecnologica, ma in tre: una startup fondata da uno dei primi dipendenti di Google, LinkedIn , e ora, Prezi.

Anche se i miei piani non sono andati esattamente come mi aspettavo, è stata una decisione a cui non ho mai guardato indietro. Gran parte di ciò è dovuto alle persone con cui ho avuto modo di lavorare, sia a livello editoriale che interfunzionale, inclusi ingegneri, product manager, esperti di marketing, data scientist e altro ancora. In ciascuna delle aziende in cui sono stato, sono stato abbastanza fortunato da aver lavorato solo con manager che incarnano i tratti che la maggior parte di loro sarebbe d'accordo definire un manager davvero eccezionale: empatico, responsabilizzante, solidale e fiducioso, tra gli altri.

Ma so che la mia situazione non è la norma.

Mentre molti di noi entrano in un altro mese di quarantena, stiamo sperimentando nuovi modi di lavorare e vivere che presentano una serie di sfide.

'Rimanere al passo con le notizie quotidiane sulla pandemia di coronavirus è una sfida e i leader delle redazioni vogliono avere successo', ha affermato Carrie Holt, produttrice esecutiva digitale di Local Now.

Holt ha sperimentato la sua 'quota equa' di micromanager durante i suoi oltre 20 anni di carriera nelle notizie e nei media digitali e ha affermato che la tendenza alla microgestione potrebbe essere aumentata dalla pandemia.

'Ogni leader della redazione vuole che la sua copertura di COVID-19 sia la migliore, sia leader nelle valutazioni e vinca premi', ha affermato Hold. 'La pressione è alta affinché i team editoriali forniscano risultati fenomenali e può essere difficile per un manager fare un passo indietro e lasciare che ciò accada'.

Fortunatamente, ci sono suggerimenti su come definire le aspettative e comunicare in modo chiaro in modo da poter operare in modo efficiente e, idealmente, secondo il proprio programma.

Chiarire le priorità

Uno dei principali motivi per cui i manager gestiscono la microgestione è dovuto alla mancanza di fiducia, ha affermato Iwo Szapar , CEO di Remote-how, una piattaforma alimentata da e per i leader di team distribuiti. Per i dipendenti, è importante chiedere al manager di essere esplicito su ciò che si aspettano da te.

'Per costruire questa fiducia, dovresti incoraggiare il manager a stabilire obiettivi e priorità chiari', ha detto Szapar. 'Può essere giornaliero, settimanale o mensile, quindi sappiamo cosa dovrebbe essere consegnato e quali sono le scadenze'.

Per i manager, è anche importante capire come funziona al meglio il tuo team. Dopotutto, la microgestione è in definitiva negli occhi di chi guarda, ha affermato Cheryl Carpenter, membro della facoltà di leadership di Poynter.

'Quello che può sembrare un normale check-in per te come manager potrebbe sembrare una microgestione per loro', ha detto Carpenter. 'Si tratta di conoscere la tua gente e sapere quale livello di indipendenza si aspettano e, francamente, se l'hanno guadagnata'.

Se ti senti ancora microgestito anche dopo aver stabilito le priorità, Adrienn Hopkins , il direttore delle risorse umane di Prezi (e il mio partner HR dedicato per aiutarmi a lavorare in situazioni di lavoro difficili) consiglia di fare un passo indietro e di utilizzare un quadro di definizione delle priorità come il Matrice di Eisenhower per ricontrollare che stai portando a termine i compiti su cui tu e il tuo manager siete allineati.

'È facile perdere di vista la definizione delle priorità e rimanere in linea con ciò che il tuo manager sta cercando quando tutti sono lontani e stressati', ha affermato Hopkins.

La tecnologia può essere tua amica

Dopo aver impostato le priorità con il tuo manager, prodotti come Slack, Zoom, Trello e Google Docs rendono molto più semplice condividere gli aggiornamenti e collaborare con i colleghi. La tecnologia è ancora più critica poiché questo esperimento di lavoro da casa si evolve in a soluzione più permanente per alcuni lavoratori .

Noi di Prezi utilizziamo Prezzi video sia per riunioni video asincrone che live per tenersi in contatto tra loro (e per rendere le nostre riunioni più divertenti!).

La maggior parte di noi avrà familiarità con le riunioni video dal vivo. La comunicazione asincrona è probabilmente meno comune nella tua organizzazione o redazione, ma potrebbe essere qualcosa che vuoi presentare come un nuovo modo di lavorare con il tuo capo.

Async è una comunicazione che avviene in momenti diversi, il che significa che non dovresti aspettarti (e probabilmente non riceverai) risposte immediatamente. Consente una maggiore flessibilità nell'orario di lavoro, tempo per sostenere la famiglia e gli amici e la capacità di ottimizzare i propri sforzi e le proprie capacità, secondo Samantha Lee , un sostenitore della community di GitLab, la più grande azienda di remoti al mondo. Per i giornalisti, la comunicazione asincrona potrebbe essere particolarmente utile per progetti a lungo termine o collaborativi.

Scrivilo, poi scrivine ancora un po'

L'impatto che la tecnologia ha avuto nell'aiutare il lavoro a distanza è innegabile, ma può arrivare solo così lontano senza una base adeguata. È qui che entra in gioco la documentazione.

Con i team sparsi e che lavorano da camere da letto, bagni e 'uffici' domestici in diversi fusi orari, può essere difficile per manager e compagni di squadra tenere traccia di chi sta lavorando su cosa e quando.

Per fornire maggiore trasparenza, le società di notizie e media dovrebbero abbracciare una combinazione di comunicazione e documentazione asincrona, ha affermato Lee di GitLab (probabilmente hai visto Playbook remoto fare il giro online, che sostiene la comunicazione asincrona).

“Documentazione e lavoro asincrono vanno di pari passo. Con una buona documentazione, le domande hanno già una risposta e i processi sono documentati, quindi i manager non devono preoccuparsi di essere disponibili per formare o rispondere alle domande', ha affermato Lee. Per i dipendenti, 'il lavoro asincrono, combinato con la documentazione, consente ai team di diventare autosufficienti, efficaci e raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata'.

Gli aggiornamenti e la documentazione non devono essere formali per avere un impatto. Un semplice messaggio Slack può fare molto.

Pratica l'empatia

Siamo tutti in una situazione che ha sconvolto le nostre vite in modi diversi. Un modo per combattere qualsiasi ulteriore stress è provare empatia l'uno per l'altro.

“I manager sono responsabili dell'accuratezza della storia e del controllo di qualità in tempi estremamente stretti. La pressione è alta per prendere le decisioni giuste e anche loro sentono lo stress ', ha detto Holt di Local Now.

Rajendrani Mukhopadhyay, direttore esecutivo di C&EN BrandLab, è stato precedentemente chiamato micromanager. Secondo Mukhopadhyay, che ha due collaboratori diretti e 20 liberi professionisti che fanno capo a lei, è naturalmente attenta ai dettagli. Ma dopo aver ricevuto feedback sul fatto che si trattava di microgestione, ha apportato modifiche che le hanno permesso di lasciar andare alcuni dettagli e concentrarsi sul quadro più ampio.

'Una cosa che ho capito è che non ho mai dato ai miei collaboratori diretti il ​​'perché'. 'Perché sono costantemente nei loro affari, perché glielo chiedo?'', ha detto. “Sono una persona che ha bisogno di una comunicazione chiara e costante. La paura che le palle cadano è ciò che mi fa continuamente chiedere. Ma se comunichi in modo chiaro e regolare con me che le cose sono sotto controllo o che le cose stanno andando fuori strada ma [dici] 'ce l'ho e ce l'ho sotto controllo', allora sto bene'.

Un altro modo per provare empatia è assumere le migliori intenzioni.

'Negli ultimi anni, ho avuto a che fare con un capo che chiedeva la mia opinione, poi mi interrogava perché un manager di un altro dipartimento potrebbe aver suggerito qualcosa di diverso', ha detto Holt. “È probabile che si stesse appoggiando a quella persona perché hanno lavorato insieme in passato. Alla fine ho detto al mio capo: 'So che è difficile per te, ma ho bisogno che tu ti fidi di me'. Aprirsi e dirgli come mi sentivo ha fatto la differenza. Dopodiché, il mio capo ha smesso di indovinarmi. Avrebbe fatto domande solo se davvero non avesse capito il mio ragionamento alla base della mia decisione. In conclusione, non si è nemmeno reso conto che lo stava facendo finché non l'ho portato alla sua attenzione'.

Parlane

Come nel caso di Holt, avere una conversazione onesta può essere tutto ciò che serve per risolvere una situazione altrimenti difficile.

'Quando sentiamo che siamo microgestiti, ci infastidiamo, ci sentiamo frustrati e cadiamo facilmente in supposizioni: lui/lei pensa che io non stia lavorando o non stia lavorando abbastanza', ha spiegato Hopkins di Prezi. “Fai notare esempi e l'impatto su di te, sul tuo lavoro e sulla produttività. Avere la conversazione dà a te e al manager la possibilità di costruire una relazione e una collaborazione più forti. '

Il falegname di Poynter consiglia di riflettere su tre cose prima di rivolgersi al tuo manager:

1. Chiediti: cosa manca a questa persona che posso controllare? “Chiedi a te stesso il comportamento da cambiare. La microgestione viene da quando la persona non riceve abbastanza informazioni'.
2. Comprendi il contesto. “Questa persona è normalmente un micromanager o questa persona sta microgestendo questo progetto? Potrebbe essere un'agenda di cui non sei a conoscenza. Chiedi loro: 'Raccontami il risultato di questo progetto, cosa speri e quali sono le tue preoccupazioni?''
3. Prepara un piano per una conversazione difficile. Quando fai sapere al tuo capo che non ti senti come se lui / lei si fidasse di te, di solito attira l'attenzione di qualcuno, ha detto Carpenter. “[Fiducia è] una parola grossa. Se dicono che non si fidano di te, devi essere pronto nel momento e chiedere loro come puoi rassicurarli'.

Szapar forse lo riassume meglio: “Tutto si riduce alla fiducia e al potere delle persone di assumere la proprietà in modo che si sentano responsabili. Questo è il modo migliore per sbarazzarci della microgestione”.

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