I migliori strumenti per sbloccare la tua casella di posta traboccante

L'ingegnere informatico Ray Tomlinson ha inviato la prima e-mail nel 1971. Il marketer Gary Thuerk ha inviato quella che forse è stata la prima e-mail di spam di massa nel 1978. Da allora è stato tutto fuori luogo, agonizzante avanti e indietro e errori di battitura in abbondanza. Ma non deve essere così.

Ecco 11 strumenti, suggerimenti e funzionalità per ripulire la tua casella di posta elettronica.

Gmail: So dalle nostre analisi che ben più della metà di voi utilizza Gmail come client di posta elettronica principale (dovrei anche rivelare qui che Google fornisce finanziamenti per questo progetto a Poynter). Gmail ha un sacco di fantastiche funzioni che molti di noi non utilizzano.

Hai mai inviato un messaggio e ti sei reso conto pochi secondi dopo di aver scritto qualcosa di sbagliato? Attiva la funzione 'annulla invio' facendo clic sull'ingranaggio in alto a destra, quindi sulle impostazioni, quindi abilita 'annulla invio' a circa metà pagina. Il mio è impostato per tre secondi e fa la differenza.

Iscriviti ad alcune newsletter che vorresti etichettare come segnale visivo? O ricevi proposte frequenti da qualcuno che vorresti mandare nel cestino? O forse vorresti ottenere una grande etichetta rossa su tutte le e-mail inviate dal tuo capo? Apri un'e-mail, fai clic sul pulsante 'altro' in alto e seleziona 'filtra messaggi come questi'. Puoi applicare etichette con colori diversi o buttarle direttamente nel cestino.

Infine, se sei come me, a volte dimentichi di contattare una fonte o un collega. Cerca nella tua casella di posta le email che hai inviato che non hanno ricevuto una risposta questo ottimo consiglio da Melody Kramer .

Boomerang e Pausa Posta in arrivo: Hai un'e-mail che vorresti programmare per dopo? O forse hai ricevuto un'e-mail che vorresti sparire per ora ma mostrarti tra un giorno o due? Gli utenti di Gmail e Outlook possono utilizzare boomerang per fare entrambe le cose.

A volte il diluvio di e-mail è semplicemente troppo, specialmente durante i grandi progetti e gli sprint per finire qualcosa. Pausa Posta in arrivo può aiutare in questo. Lo strumento 'mette in pausa' l'e-mail per un breve periodo di tempo, inviando un messaggio 'Torno presto' a chiunque invii un'e-mail a modo tuo in quel momento. Imposta i filtri per continuare a ricevere messaggi importanti da capi o fonti. È come un segnale di non disturbare per la posta elettronica.

OnePitch & InMoat: Due nuovi strumenti, entrambi ancora in versione beta, promettono di rendere più utili le presentazioni nella tua casella di posta. OnePitch attualmente si rivolge ai giornalisti tecnologici e offre un'e-mail quotidiana basata su argomenti specifici importanti per quel ritmo, consentendo agli utenti di ottenere informazioni specifiche come 'IPO sulla tecnologia agricola' o 'studi e sondaggi sull'intelligenza artificiale'. Le presentazioni sono limitate a 280 caratteri e tre punti elenco di facile lettura. Anche i giornalisti possono richiedere fonti. InMoat è simile ma funziona tramite le cartelle di Gmail. Attualmente è in una beta privata che si concentra principalmente sui giornalisti che lavorano su ritmi legati allo stile di vita.

Calendamente: Riduci gli scambi di pianificazione delle riunioni con Calendamente , uno strumento che consente agli utenti di scegliere tra fasce orarie aperte preselezionate sul calendario. Si integra con la maggior parte delle app di calendario e può persino inviare informazioni di contatto, inclusi collegamenti a Google Hangouts o Zoom.

Grammaticale: Non inviare mai più un'e-mail con un errore di ortografia o un errore di battitura Grammaticamente , un potente plugin che va ben oltre le funzionalità di correzione automatica che probabilmente hai già. Uso la versione gratuita, che evidenzia i problemi più comuni (e più imbarazzanti).

Posta in arrivo di Google: La mia esperienza con Posta in arrivo è ancora piuttosto limitato, ma sembra una totale rivisitazione dell'e-mail. Posta in arrivo evidenzia le e-mail che ritiene importanti e sembra e funziona più come un elenco di attività. Può anche raggruppare e-mail con argomenti o temi simili per riordinare le caselle di posta. Se usi Inbox, mi piacerebbe ascolta la tua opinione .

Giornata del perdono del debito via e-mail: Se il peggio arriva al peggio, aspetta fino al 30 aprile e poi vai al nucleare festeggiando Giornata del perdono del debito via e-mail .

Notizie digitali da sapere

NESSUN ACCORDO: Ci sono così tante ragioni per cui sforzarsi di essere 'Spotify per il giornalismo' è un'idea terribile, orribile, non buona, pessima (due preoccupazioni principali: Spotify è ancora denaro sanguinante e la maggior parte degli artisti sono pagati molto poco per il loro lavoro). Non sono sorpreso che Blendle, un servizio di notizie che ha attratto da tempo quel soprannome, lo sia lottando per mantenere gli editori a bordo . Il 'chiosco digitale' europeo vende articoli di più editori uno per uno, invece di richiedere un abbonamento a più editori. Diversi importanti editori se ne sono andati, definendo il servizio 'finanziariamente infruttuoso' e sottolineando le sue scarse capacità multimediali.

NON DIVENTARE PROFESSIONISTA: Quando si tratta di storie di Instagram, prendi in considerazione l'idea di usare un po' più 'Blair Witch' e un po' meno 'Avatar'. The Guardian ha creato un'ampia varietà di storie, dai post statici ai video veloci fino ai video completamente prodotti con sceneggiature e studi, e ha scoperto che lo smalto extra non porta a un guadagno sufficiente per giustificare il tempo e il denaro spesi. Concentrati invece su grafici statici o brevi video esplicativi su argomenti di notizie, che secondo il Guardian avevano un tasso di completamento del 45%.

#SALVAINTERNET: Era un disegno di legge dell'Unione Europea che avrebbe imposto alcune delle leggi sul copyright più severe al mondo bocciato la scorsa settimana . Attualmente, se un utente pubblica contenuti protetti da copyright su un sito Web, i proprietari di quel sito Web sono legalmente responsabili solo una volta che vengono a conoscenza di tali contenuti (se dovessi pubblicare una scena di un film protetto da copyright su YouTube, ad esempio, YouTube sarebbe responsabile solo se e quando lo studio cinematografico ha presentato una richiesta di copyright). La legge avrebbe spostato più responsabilità sul sito Web alla polizia per i contenuti protetti da copyright. Il New York Times ha definito il disegno di legge 'tecnologia contro media, piattaforme contro editori'.

SUL MIO RADAR: 'La fusione di affari, tecnologia ed etica si sta, in sostanza, a un ritmo che sembra superare la nostra capacità di cittadini di avere conversazioni significative e attente sugli effetti delle nostre azioni sugli altri'. Sussultai per la brevità e la pertinenza di quella frase. Se sei preoccupato per la rapida evoluzione della tecnologia che sta cambiando il modo in cui operiamo come società, inizia con questa colonna dal MIT Sloan Management Review . Allora ascolta questo episodio del buon senso di Dan Carlin. Allora siamo tutti più gentili gli uni con gli altri.

DIVENTA SOCIALE: 'Twitter sta spazzando via gli account falsi come mai prima d'ora, mettendo a rischio la crescita degli utenti', recita questo titolo del Washington Post . Dico buona liberazione. Sono stato doxxato e oggetto di palese trolling. E quindi applaudo all'espulsione da parte di Twitter di quasi 70 milioni di account di troll e bot a maggio e giugno.

CONSIGLI PER I GIOVANI: “Poiché non ho mai deciso di creare un'impresa, ho commesso quasi tutti gli errori lungo la strada. Fortunatamente, ho iniziato giovane e ho avuto tutto il tempo per imparare sul lavoro'. Dave Benton, proprietario di uno studio di design con sede in California, condivide quegli errori e le lezioni che ha imparato lungo la strada. Alcuni dei suoi suggerimenti sono specifici del design, ma la maggior parte si applica a qualsiasi carriera in qualsiasi campo. Uno che vorrei aver preso a cuore qualche anno più giovane: trovare il tempo per incontrare le persone. Tante opportunità arrivano attraverso le persone su cui hai fatto colpo.

NOVITA' REALI: Il mio collega, il giornalista di verifica dei fatti Daniel Funke, ha utilizzato uno strumento chiamato chi è per rintracciare l'impero dei siti di notizie false del famigerato truffatore Paul Horner. Lo ha usato di nuovo quando Horner è morto e i suoi siti web hanno iniziato a scomparire da Internet. Tratteremo questo strumento e altre due dozzine nel nostro sessione di formazione online mercoledì alle 14:00 Orientale (ho già detto che non costa un centesimo?)

• A proposito di cose interessanti da Poynter, il periodo di early bird per il nostro Media Innovation Tour termina venerdì. Stiamo viaggiando in posti come Quartz, The New York Times, The Washington Post e altri ancora per vedere le loro ultime innovazioni e come si sono unite. Bonus: quest'anno sto aiutando a guidare la cosa, quindi trascorrerai una settimana con me.

Prova questo! è alimentato da Iniziativa di Google News . È supportato anche dal Istituto americano della stampa e il Fondazione John S. e James L. Knight .