Gestire per telefono? 10 idee per una teleconferenza migliore

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Come posso gestire le persone che non riesco a vedere?

Questa è una domanda che ricevo da un buon numero di manager che lavorano con personale remoto e liberi professionisti e comunicano con loro tramite Skype, Google Hangouts, e-mail, chat online e, sì, telefono.

È chiaro da ciò che chiedono i manager che, nonostante le innovazioni nella tecnologia della comunicazione, rimane difficile comunicare in modo efficace con le persone che lavorano in un altro luogo.

Ricordo bene la sfida. Nel mio primo lavoro d'ufficio al The Philadelphia Inquirer, ho coordinato la copertura del giornale del New Jersey e ho imparato molto sul gioco d'azzardo nei casinò, sulle torbiere di mirtilli rossi, sui siti di rifiuti tossici di Superfund e sui politici corrotti. Poiché mi trovavo a Filadelfia e la maggior parte del mio staff lavorava in uffici situati a Trenton e nell'area sud, ho anche imparato molto sulla gestione telefonica.

Negli anni successivi (e ce ne sono stati parecchi), il mio uso del telefono ha spesso comportato la raccolta di gruppi di persone per chiamate in conferenza. Alcuni sono stati chiamati per fare annunci o condividere informazioni. Altri hanno fornito un modo per scambiare idee o discutere approcci a un problema. Alcuni si tenevano mensilmente, settimanalmente o addirittura quotidianamente in modo che i membri del mio staff decentralizzato potessero informarsi a vicenda e pianificare insieme. E alcuni sono stati chiamati per affrontare questioni specifiche, una tantum.

Di recente ho sentito un manager che ha chiesto consigli su come facilitare una teleconferenza efficace. Riconoscendo che questa è un'arte, non una scienza, e che dovresti adattare il tuo approccio individuale alle esigenze e alle qualità uniche del tuo gruppo, offro queste idee. Spero che siano utili.

1 . Conosci i partecipanti. Il primo passo per effettuare una teleconferenza di successo avviene molto prima che qualcuno acceda. Devi conoscere i partecipanti e loro hanno bisogno di conoscerti. Quindi visita le tue località remote il più spesso possibile. Essere in grado di mettere le facce con le voci. (Ho lavorato con due collaboratori freelance nel Jersey per quattro anni e non li ho mai incontrati di persona.) Potresti non essere in grado di visitare il personale dell'ufficio e i liberi professionisti ogni settimana, o anche ogni mese, quindi quando puoi, fai in modo che la visita conti — affrontare i problemi di lavoro che consentono a ciascuno di voi di vedere l'altro in azione.

Due. Stabilire un obiettivo. Anche se la chiamata si tiene ogni settimana per discutere di questioni come la prossima edizione della domenica, le metriche del tuo sito web o l'avanzamento di un progetto a lungo termine, stabilisci un obiettivo chiaro per ogni chiamata. Se tutto ciò che vuoi fare è assicurarti che tutti sappiano a cosa stanno lavorando i loro colleghi, puoi dire a tutti di inviare qualcosa per iscritto e scaricare una riunione. Ma se vuoi identificare la migliore storia della settimana e condividere idee per la sua presentazione, assicurati che tutti i partecipanti alla chiamata lo sappiano in anticipo e aiutino a realizzarlo. Ricorda che se mi inviti a una chiamata, devo capire perché sono lì e cosa dovrei contribuire al suo successo. Questo inizia quando capisco il tuo obiettivo. (E sii realistico. Non puoi creare una strategia per i social media in una chiamata di 60 minuti. Ma potresti concordare un processo e assegnare compiti a coloro che sono coinvolti nel progetto. Questo è il progresso.)

3. Preparare un ordine del giorno. E condividilo. Prima della chiamata, inviare un'e-mail ai partecipanti che includa l'obiettivo della chiamata ed eventuali punti di discussione specifici. Dirmi in anticipo di cosa discuteremo mi dà la possibilità di pensare al problema e a cosa potrei contribuire. Se sono introverso, mi hai appena aiutato molto. Inoltre, includi nell'e-mail i nomi di coloro che parteciperanno alla chiamata. Mi aiuterà a immaginare chi è seduto attorno a questo tavolo da conferenza virtuale.

4. Inizio (e fine) in tempo. Se è difficile organizzare una riunione di persona quando le persone arrivano in ogni momento, è ancora più difficile quando entrano in una teleconferenza dopo che è iniziata. Se la chiamata deve iniziare alle 14:00, avviarla alle 14:00. e segui quelli che cronicamente arrivano in ritardo. E da parte tua, assicurati di terminare la chiamata quando hai detto che sarebbe finita.

5. Fai il rotolo. All'inizio di una chiamata, mi piace che i partecipanti alla chiamata annuncino la loro presenza. Questo realizza due cose: aiuta i partecipanti a immaginare chi è seduto attorno al tavolo della conferenza virtuale; e mi dà la possibilità di fare una lista di controllo di chi è sulla chiamata, così posso assicurarmi che la voce di tutti sia ascoltata.

6. Stabilire le aspettative per la partecipazione. Chiama le persone. Le teleconferenze, come tutte le riunioni, ti consentono di inviare una varietà di messaggi, come: 'Abbiamo bisogno delle idee di tutti in questa organizzazione'. 'Le voci più forti non avranno un vantaggio.' “Tratteremo le idee di tutti con rispetto”.

Troppe teleconferenze, come troppe riunioni di persona, violano questi principi e l'organizzazione è più povera per questo. Come facilitatore, tieni traccia di chi sta parlando e chiedi a coloro che sono silenziosi cosa stanno pensando. Se qualcuno sta per parlare per il 26^thtempo, dì educatamente: 'Prima di parlare, William, perché non sentiamo Susan?' Non dimenticare, questo è il tuo chiamata.

E fai attenzione a scoraggiare la partecipazione con le tue opinioni: le tue parole hanno molto peso. Ancora una volta, ricorda che l'incontro è tuo. Puoi parlare quando vuoi. Quindi lascia che gli altri vadano prima.

7. Rimani in pista. Tieni d'occhio il tuo obiettivo e la conversazione sul punto. Quando una discussione progettata per far emergere idee per migliorare le prestazioni delle scadenze si trasforma in una discussione su chi ha fatto cosa in una notte di ottobre, regnare sulle cose. Ripetere l'obiettivo e riassumere i progressi del gruppo fino a quel momento. Quindi lascia che la discussione riprenda.

8. Non aver paura del silenzio. Interpretare il silenzio durante una teleconferenza è una specie di arte. Molti facilitatori presumono che il silenzio significhi che la discussione si è bloccata ed è loro responsabilità avviare la conversazione. Ma ricorda la risposta del buon giornalista al silenzio: lascia stare. La persona intervistata spesso lo riempie e talvolta porta la conversazione in un luogo più profondo. Oppure, rispondere al silenzio riformulando la questione in discussione; porre una domanda che aiuti il ​​gruppo a guardare il problema da una prospettiva diversa. In conclusione: non lasciare che il silenzio ti faccia abbandonare una discussione troppo rapidamente. Potrebbe ancora avere buoni posti dove andare.

9. Concordare i passaggi successivi. Mentre ti avvicini alla fine di una chiamata, riepiloga ciò che il gruppo ha realizzato, collegalo all'obiettivo dichiarato della riunione e proponi i passaggi successivi. Cosa farai con l'output della riunione? Che cosa devono fare gli altri partecipanti alla chiamata? Chi riporterà durante la prossima chiamata? Quando sarà? Lascia a tutti un'idea chiara del motivo per cui la chiamata è stato un uso produttivo del loro tempo.

10. Continua con l'e-mail. Ad alcuni manager piace che qualcuno alla chiamata prenda minuti dettagliati e li distribuisca ai partecipanti in seguito. Di solito propendo per un'e-mail di follow-up più breve in cui riassumo ciò che abbiamo realizzato e ciò che abbiamo concordato sarebbe stato il prossimo passo. Ma lascia che la situazione guidi il tuo follow-up. Se il tuo obiettivo era raccogliere idee per la prossima campagna elettorale e la chiamata ha generato 57 idee, un'e-mail che le elenca tutte dice al gruppo che ha molte buone idee. Se il tuo obiettivo era quello di segnare l'avanzamento di un programma di formazione del personale in corso, un paragrafo succinto potrebbe essere sufficiente.

Soprattutto, ricorda che la gestione del personale tramite telefono si basa sugli stessi fondamenti della gestione di persona. Il tuo successo aumenterà e diminuirà grazie alla qualità delle relazioni che costruirai con quel personale. E ogni interazione che hai con loro, che sia uno contro uno o in un gruppo, contribuisce alla qualità di quelle relazioni.

Chiama via. (Stavo solo scherzando.)