Suggerimenti passo-passo per l'intervista via e-mail

Jonathan Dube ha esposto chiaramente i vantaggi e gli svantaggi dell'intervistare le fonti via e-mail nel suo Colonna Suggerimenti Web all'inizio di quest'anno. Le interviste via e-mail ora sono come le interviste telefoniche: hanno i loro difetti se confrontate con il formato delle interviste di persona, ma sono anche una realtà per i giornalisti sotto pressione di scadenze. Ecco come utilizzare questa forma di comunicazione in modo efficiente per i rapporti.

Prima di porre le domande, considera l'etichetta e-mail per i giornalisti:

• Non lavoriamo tutti per pubblicazioni famose come Il New York Times e Settimana delle notizie , quindi ricorda di presentare te stesso e la tua testata giornalistica, la sua diffusione e la sua importanza per la tua comunità.


• Spiega quanto basta della tua storia o progetto per invogliare la fonte a partecipare.


• Spiega come ti sei imbattuto nel nome della fonte (qualcuno ti ha indirizzato, ecc.).


• Spiega come pensi che i loro commenti possano aggiungere prospettiva o intuizione alla tua storia.


• Fornisci il tuo numero di telefono, posizione geografica e altre informazioni di contatto pertinenti.


• Offriti di fare un colloquio telefonico piuttosto che un colloquio via e-mail.


• Proprio come dovresti verificare l'identità di qualcuno che ti avvicina via e-mail, la fonte è incerta su di te. Dai sempre alle persone la possibilità e il tempo sufficiente per verificare la tua identità.


• Fornisci collegamenti ai tuoi articoli precedenti per dimostrare che hai trattato argomenti in modo equo in passato.


• Sottolinea che sei in scadenza. (Sii chiaro su quando hai bisogno di risposte per rispettare la tua scadenza.)


• Questa non è un'e-mail per un collega, un amico o un familiare. Usa la scrittura maiuscola e minuscola, senza abbreviazioni per le parole comuni; frasi complete; e correggere l'ortografia, la punteggiatura e la grammatica.


• Non inviare mai domande in un allegato, un documento Microsoft Word o altro formato. Le persone si sentono a disagio nell'aprire i file che ricevono da estranei per paura che ci siano virus informatici o worm collegati.

Invio delle domande dell'intervista:

• Sia che tu stia conducendo un colloquio faccia a faccia, telefono o e-mail, fai la stessa rigorosa ricerca di base per preparare le domande.


• Invia le domande via e-mail ad almeno tre fonti che hanno background simili. Speriamo che almeno uno risponda immediatamente. (Non cc i tre. Invia e-mail separate.)


• Mantieni le domande brevi, chiare e al punto con un solo concetto o richiesta per domanda.


• Inizia con domande generali, ma solo un paio. Nessuno ha voglia di scrivere lunghe risposte generali.


• Passa a domande specifiche e mirate, non più di quattro o cinque in modo da non sovraccaricare la fonte con la richiesta. È qui che trovano particolarmente utile il pulsante Elimina.


• Poni domande che ottengono una risposta 'sì' o 'no' solo per confermare fatti o affermazioni.


• Chiedi documenti, studi e immagini rilevanti per la tua storia. Le fonti possono facilmente allegarle e inviarti queste informazioni.


• Richiedi i nomi di altre fonti che potrebbero essere rilevanti per la tua storia.

Dopo aver inviato le domande via e-mail, cosa dovresti fare durante l'attesa e quanto tempo dovresti aspettare per una risposta?

• Se questa è una notizia dell'ultima ora, chiama le tue fonti dopo un'ora o due (o prima a seconda del ciclo di scadenza).


• Se si tratta di un pezzo importante, concedi loro almeno 48 ore prima di inviare una seconda richiesta alla stessa persona.


• Continua a cercare altre fonti affidabili a cui puoi porre le stesse domande.


• Brainstorm per domande che potresti aver dimenticato di porre.

La risposta arriva. E adesso?

• Non inviare ancora la nota 'Grazie'.


• Leggi attentamente le risposte. Valutali in base alla segnalazione che hai effettuato dall'invio dell'e-mail iniziale. Ci sono buchi da riempire? Le risposte sono chiare? Hai bisogno di chiarimenti?


• Ora invia il: 'Caro, grazie per il tempo dedicato ... Gradirei alcuni chiarimenti. Voglio essere sicuro di aver capito'.


• Richiedere chiarimenti; chiedere di nuovo gentilmente di domande che sono rimaste senza risposta; inserisci le domande di follow-up e le nuove domande che hai formulato durante l'attesa.

Chiusura del ciclo:

• Ora è il momento della nota di ringraziamento.


• Fai sapere alla fonte che invierai un link o una clip dell'articolo quando sarà disponibile. Quindi, imposta un promemoria in modo da mantenere ciò che hai promesso!


• Costruisci la fiducia della fonte in te: usa le sue risposte in modo equo e nel contesto.

Questi passaggi ti aiuteranno a ottenere il massimo dalle interviste via e-mail mentre aumenteranno la tua credibilità agli occhi delle tue nuove fonti, dandoti contatti in tutto il paese e nel mondo a cui rivolgerti in qualsiasi momento per storie future.