In che modo i giornalisti possono utilizzare Google Voice per migliorare i loro rapporti

Anche con e-mail, Facebook, Twitter e altri strumenti, i telefoni sono ancora lo strumento principale di segnalazione per molti giornalisti.

Ma con l'eccezione dei telefoni cellulari, la segnalazione per telefono oggi assomiglia molto a 20 anni fa. E se i telefoni della tua redazione funzionano come quelli della mia redazione, possono effettivamente rallentarti. Non avere l'ID chiamante e utilizzare caselle di posta vocale che ti fanno ascoltare interi messaggi in ordine non è poi così favorevole al nostro lavoro di giornalisti.

Per questo motivo, molti giornalisti scelgono di fare la maggior parte delle loro interviste tramite telefono cellulare, ma questo comporta delle sfide. Non è sempre comodo prendere appunti mentre si parla al cellulare e una ricezione irregolare può causare l'interruzione della chiamata.

Il nuovo servizio gratuito di Google Voice è un punto di svolta per i giornalisti . Ti dà flessibilità e controllo su con chi parli e può farti risparmiare un sacco di tempo. Google Voice è attualmente disponibile solo su invito all'indirizzo google.com/voice . Ha detto il product manager Craig Walker una mia recente intervista che se richiedi un invito oggi, l'attesa 'non dovrebbe essere troppo lunga'.

Per utilizzare Google Voice, scegli un nuovo numero che le persone chiameranno per contattarti. Puoi scegliere il prefisso e Google semplifica persino la scelta di un numero che includa il tuo nome o altre parole, come SCOOP o NEWS.

Quindi scegli quali telefoni vuoi far squillare quando qualcuno chiama quel numero. Puoi includere telefoni cellulari, telefoni fissi tradizionali e numeri VOIP e puoi persino impostare regole dettagliate su quali telefoni vuoi far squillare in determinate ore del giorno (ad esempio, far squillare il telefono dell'ufficio e il cellulare di lavoro durante il giorno).

Puoi organizzare i tuoi contatti in gruppi come famiglia, amici e fonti, quindi personalizzare cosa succede quando una persona o un gruppo di persone ti chiama. Ad esempio, se vuoi assicurarti di non perdere mai una chiamata del capo della polizia, puoi impostare tutti i tuoi telefoni in modo che squillino quando lui chiama. Oppure, se non riesci mai a parlare con un tafano locale, puoi fare in modo che le sue chiamate passino automaticamente alla segreteria telefonica.

Screening delle chiamate/segreteria telefonica

Ogni volta che qualcuno che non è nella tua rubrica chiama per la prima volta il tuo numero di Google Voice, a quella persona viene chiesto di indicare il proprio nome, che viene riprodotto per te quando rispondi al telefono.

Ogni volta che rispondi a una chiamata, ti vengono presentate tre opzioni: rispondere alla chiamata, inviarla alla segreteria telefonica o ascoltare la segreteria telefonica. Quest'ultimo ti consente di entrare nel messaggio che il chiamante sta lasciando per parlare con loro. Quando qualcuno chiama che è nella tua rubrica, una voce computerizzata annuncia il suo nome quando sollevi il telefono.

Questo è un enorme miglioramento per i giornalisti come me che non hanno l'ID chiamante sui telefoni di lavoro. Normalmente quando prendo il telefono di lavoro, non ho idea se si tratti di una persona di pubbliche relazioni che cerca di propormi un prodotto tecnologico da recensire, di un lettore che cerca di inveire sulla transizione alla TV digitale o di una fonte che sto cercando di raggiungere.

Quando qualcuno lascia un messaggio vocale, questo viene automaticamente trascritto come testo, disponibile per l'ascolto online e inviato come e-mail. La trascrizione delle parole lascia molto a desiderare, ma fa un buon lavoro nel trovare correttamente i numeri di telefono. Essere in grado di accedere ai messaggi di posta vocale dal Web consente di risparmiare molto tempo perché non è più necessario chiamare nella propria casella vocale e ascoltare fastidiosi prompt ('Per ascoltare i dettagli del messaggio premere 1'). Puoi anche inviare messaggi di posta vocale via e-mail, scaricarli o incorporarli nel tuo blog o sito Web.

Poiché viene conservata una registrazione online di ogni chiamata effettuata e ricevuta, non devi preoccuparti che i chiamanti riattacchino senza lasciare un numero o perdano numeri di telefono importanti o messaggi di posta vocale.

Registrazione delle chiamate

Con Google Voice, non hai bisogno di un registratore digitale per salvare le tue chiamate. Se una fonte ti chiama sul tuo cellulare con un suggerimento che non puoi annotare perché stai guidando o perché la fonte sta parlando troppo velocemente, premi semplicemente 4 e avrai una registrazione permanente della chiamata che puoi quindi accedere al Web.

Poiché la Florida e altri stati richiedono che entrambe le parti acconsentano alla registrazione, quando si preme 4, entrambe le persone sentono una notifica che la chiamata è in corso di registrazione. Dopo aver riagganciato, nel tuo account Google Voice online viene visualizzata una registrazione della chiamata, che puoi scaricare, inviare tramite e-mail o incorporare nel tuo sito. Di seguito, ho incorporato una registrazione di una conversazione che ho avuto con Steve Myers, il redattore di notizie di Poynter Online, su Google Voice.

Quando registri una chiamata con Google Voice, ti suggerisco di annotare l'ora del giorno in diversi punti delle tue note o dopo le virgolette chiave. Poiché Google Voice ti mostra la data e l'ora di inizio della registrazione, sarai facilmente in grado di trovare parti importanti dell'intervista.

Sebbene la registrazione delle chiamate sia una delle migliori funzionalità di Google Voice per i giornalisti, nella sua forma attuale è alquanto limitata. Puoi solo registrare le chiamate che ricevi, che si spera cambieranno in modo da non dover dire a una fonte di chiamarti ogni volta che desideri registrare una chiamata.

Le registrazioni non vengono trascritte perché ciò metterebbe a dura prova il sistema, ha affermato la società. Un'intervista importante che ho registrato non è apparsa online finché non ho chiesto al mio contatto di Google PR di esaminare il problema. La portavoce ha affermato che alcune altre persone hanno segnalato questo problema e che quando un utente avvisa Google, la società può ripristinare manualmente la registrazione.

Cambiare telefono

Altre caratteristiche

Google Voice può anche essere un ottimo strumento per consentire ai lettori di contattarti perché puoi creare un widget incorporabile sul tuo sito su cui i lettori possono fare clic per effettuare una chiamata. Non vedranno il tuo numero di telefono e puoi configurarlo in modo che ascoltino un messaggio di saluto speciale nella segreteria e tutte le loro chiamate vadano alla segreteria.

Questo potrebbe essere utile se stavi coprendo un'elezione e volevi che i lettori chiamassero e segnalassero frodi elettorali. Invece di fornire un normale numero di telefono da cui devi rispondere o recuperare i messaggi vocali, puoi incorporare un widget di Google Voice e fare in modo che le chiamate vadano direttamente alla posta vocale.

Quindi, se ci sono messaggi vocali interessanti, puoi scaricarli, inviarli via e-mail ad altri giornalisti o incorporarli nel tuo blog affinché altre persone possano ascoltarli. Quando le persone fanno clic sul widget di Google Voice sul tuo blog per chiamarti, inseriscono il proprio numero di telefono e nome, quindi fanno clic per connettere la chiamata. Il loro telefono quindi squilla e li collega a te.

Le chiamate all'estero partono da circa 2 cent al minuto e possono essere effettuate da qualsiasi telefono associato al tuo account Google Voice.

Se si desidera effettuare una chiamata in conferenza, invece di dover impostare un numero di chiamata e un codice di accesso, è possibile mettere in conferenza fino a quattro chiamanti insieme, a condizione che il telefono in uso abbia l'avviso di chiamata.

Come usarlo

Ho iniziato a fornire il mio numero di Google Voice a fonti con cui voglio assicurarmi di parlare per le storie. E anche se non so se lo elencherò con i miei articoli che girano sul giornale, potrei elencarlo nella mia firma di posta elettronica.

Tieni presente che poiché il servizio è nuovo di zecca, incontrerai alcuni bug. Abituarsi a tutte le sue funzionalità richiede un po' di pazienza, ma per i giornalisti mobili che non vogliono mai perdere una chiamata, è un ottimo strumento.

Etan Horowitz è l'editorialista di tecnologia alSentinella di Orlando. Seguilo su Twitter all'indirizzo twitter.com/etanowitz .