Nuovo al lavoro a distanza? Questi strumenti semplificheranno la tua transizione al lavoro da casa

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Mentre l'epidemia di coronavirus continua (anche apparendo nelle redazioni ), le organizzazioni chiedono ai dipendenti di lavorare da casa quando possono.

Per alcuni, questo potrebbe significare scoprire le lacune nei tuoi strumenti. Con questo in mente, abbiamo compilato un elenco di strumenti che potrebbero aiutarti a soddisfare le diverse esigenze del tuo team per rimanere in contatto ed efficace sul lavoro.

È quasi impossibile compilare un elenco esaustivo data la velocità con cui vengono lanciati o chiusi i nuovi prodotti, ma questi sono alcuni degli strumenti più comuni utilizzati dalle redazioni. Abbiamo anche puntato a strumenti con onboarding e usabilità più semplici piuttosto che condividere strumenti complessi che non sono facili da adottare. Abbiamo incluso informazioni sui prezzi, ma dovresti controllare i siti Web delle piattaforme per le informazioni più accurate in quanto potrebbero essere diverse a seconda delle dimensioni e delle esigenze della tua organizzazione. Tieni presente che la tua azienda potrebbe disporre di criteri su quali versioni di strumenti puoi utilizzare a causa di vincoli di sicurezza.

Questi strumenti sono organizzati in base a tre esigenze comuni di strumenti condivisi dalla maggior parte delle organizzazioni: comunicazione, documentazione e gestione dei progetti.

Ricorda che gli strumenti che usi non dovrebbero essere più complicati del compito che stai cercando di svolgere. Scegli ciò che funziona meglio per il flusso di lavoro e gli stili di lavoro di te e del tuo team.

Per fare in modo che la comunicazione faccia a schermo abbia successo, è importante stabilire una chiara comprensione delle aspettative per la tua piattaforma di comunicazione.

Abbraccia la natura asincrona della comunicazione tra piattaforme di messaggistica. Organizza le tue conversazioni in canali o chat in modo che le informazioni non diventino opprimenti o difficili da trovare. Prenditi il ​​tempo necessario per calibrare le impostazioni di notifica per trovare il giusto equilibrio tra informato e sovraccarico. Utilizzare le pianificazioni e gli stati per stabilire la disponibilità.

Google Hangout - videoconferenze

Il prodotto di videoconferenza di Google, Hangouts Meet, offre un'interfaccia semplice da usare per riunioni virtuali, condivisione dello schermo e chat. Se tu o la tua organizzazione utilizzate già G Suite, potete utilizzare gratuitamente le funzionalità avanzate di G Suite a livello aziendale fino al 1° luglio. Ciò consente di registrare video e riunioni per un massimo di 250 persone.

Se hai deciso di utilizzare G Suite per la posta elettronica (Gmail) e il calendario (Google Calendar), l'utilizzo di Google Hangouts Meet è abbastanza semplice. Google Calendar creerà automaticamente una chiamata Meet con ogni invito del calendario che invii e tutti gli invitati potranno accedere alla chiamata. Una volta all'interno della chiamata, l'interfaccia è semplice per la chat e la condivisione dello schermo. Se gestisci un account G Suite personale e un account G Suite di lavoro, selezionare sempre l'account corretto può essere difficile.

Prezzo
Se hai un account Gmail, hai la versione gratuita di Google Hangouts Meet, che ti dà 25 partecipanti per chiamata.

lento – comunicazione asincrona

Slack è stato ampiamente abbracciato, amato e odiato da molti. La funzionalità principale ruota attorno a conversazioni multicanale, uno-a-uno e in piccoli gruppi. Tuttavia, puoi potenziare il tuo utilizzo di Slack sfruttando la moltitudine di integrazioni in grado di trasmettere informazioni tra Slack e altre piattaforme che anche la tua organizzazione potrebbe utilizzare.

Puoi essere operativo con un team Slack in pochi minuti e l'interfaccia per la chat è ragionevolmente accessibile alle persone con esperienza con i sistemi di messaggistica online.

Prezzo
Slack ha un sistema di prezzi a più livelli. La versione gratuita include una cronologia dei messaggi limitata e integrazioni limitate.

Ingrandisci - videoconferenze

Zoom include videoconferenza, condivisione dello schermo, chat e registrazione video nell'abbonamento di livello base. L'interfaccia abbastanza intuitiva rende relativamente facile per i partecipanti navigare una volta che sono nella sessione.

È veloce configurare un account, ma dovresti dedicare qualche minuto a familiarizzare con i controlli per avviare una riunione in modo da sapere dove si trova tutto quando ne hai bisogno. I controlli all'interno dell'interfaccia della videochiamata sono piuttosto semplici e la maggior parte degli utenti sarà in grado di vedere come accedere alla chat o condividere schermate, se necessario. Livelli di abbonamento più elevati ti daranno più strumenti, come le sale relax, che possono essere utili se stai coordinando una conversazione con un gruppo più ampio di persone.

Prezzo
Zoom ha un sistema di prezzi a più livelli. La versione gratuita consente agli utenti di ospitare fino a 100 partecipanti, ha riunioni individuali illimitate, un limite di 40 minuti per riunioni di gruppo e un numero illimitato di riunioni complessive.

Skype - videoconferenze

Skype è un'altra opzione per ospitare videoconferenze o audioconferenze con un massimo di 50 persone. Puoi anche usare Skype per chiamare persone che non sono sulla piattaforma. Skype facilita la condivisione di file durante le chiamate, la condivisione dello schermo e la messaggistica. Una delle grandi differenze tra Skype e Zoom è che su Skype puoi gestire una rubrica e avviare chiamate con altri, invece di invitare persone nella tua sala riunioni o programmare una videoconferenza come faresti in Zoom. Skype funziona più come un'esperienza telefonica tradizionale, mentre Zoom funziona più come una sala riunioni virtuale.

Questa piattaforma esiste da un po' di tempo e ha subito un discreto numero di modifiche nel corso degli anni. Se è passato un po' di tempo dall'ultima volta che lo hai usato, potresti essere sorpreso di trovare alcune cose nuove. L'interfaccia è abbastanza navigabile per chiunque abbia esperienza con la messaggistica online.

Prezzo
Microsoft offre varie versioni di Skype come prodotto. Il prezzo dipende principalmente dall'utilizzo delle chiamate.

Gruppo WhatsApp – messaggistica e chiamate sicure

WhatsApp fornisce chiamate basate su Internet e messaggistica crittografata end-to-end. L'app ti consente di creare e inviare messaggi a diversi gruppi. In origine era un'app mobile, ma ora è disponibile una versione desktop.

WhatsApp organizza l'interfaccia per chat e chiamate. Le chat visualizzeranno un elenco dei tuoi gruppi. Bastano un paio di tocchi per accedere a un'interfaccia di gruppo, crearne una nuova o inviare un messaggio a un contatto. Puoi anche impostare uno stato corrente per aiutare il tuo team a sapere quando sei disponibile.

Prezzo
WhatsApp è completamente gratuito.

È probabile che tu abbia già un repository di documentazione esistente, un sistema per tenere traccia delle informazioni a cui tutti devono accedere. In caso contrario, questa è un'opportunità per crearne uno.

Anche quando torni in ufficio, è prezioso disporre di un luogo affidabile per le informazioni quando le persone hanno domande. Archivia le pratiche del tuo team, le presentazioni dei progetti, le retrospettive, gli appunti delle riunioni e le idee di brainstorming in un luogo prevedibile e tutti nella tua organizzazione ne trarranno vantaggio, a distanza o meno. Questi strumenti ti aiuteranno a mettere in ordine la tua casa di documentazione.

documenti Google – elaborazione testi, documenti, fogli di calcolo

Google Docs è spesso considerato come Microsoft Word, ma su Internet. Mentre si modella su un word processor, è diventato davvero molto più di un clone di Word. Ora è diventato di fatto lo strumento per documenti digitali. Al suo interno, la sua funzionalità è abbastanza semplice e dovrebbe essere familiare a chiunque abbia utilizzato un word processor. Tuttavia, grazie alla sua connessione all'intera linea di prodotti Google Drive, inclusi Fogli Google e Presentazioni Google, Google Documenti può importare dati, grafici e tabelle da tali prodotti. Può anche eseguire script personalizzati.

Se hai utilizzato un elaboratore di testi, non dovresti avere problemi a iniziare a creare un documento in Google Docs. Organizzare quei documenti può essere un po' più di una sfida. Google Docs fa parte di Google Drive, dove puoi organizzare Documenti, Fogli, Presentazioni in diversi modi. Finisci per creare il tuo file system nel tuo Google Drive, non diversamente dal file system del tuo computer. Proprio come altri prodotti Google, se gestisci un account G Suite personale e un account G Suite di lavoro, gestire l'account che stai utilizzando in un determinato momento può essere una sfida.

Prezzo
Gratuito per tutti gli utenti di G Suite.

Coda – documentazione e gestione del progetto

Coda è un sistema di documentazione che mira a riunire più thread. Il valore unico in Coda è la possibilità di avere diversi tipi di file in uno spazio. Le diapositive, i fogli di lavoro e le tabelle possono risiedere all'interno dello stesso documento, invece di dover spostarsi tra prodotti diversi. Questo è molto utile se hai diverse risorse che devi mettere insieme mentre lavori a un progetto.

Poiché ci sono molte cose diverse che puoi fare e molte integrazioni diverse di cui trarre vantaggio, è utile dare un'occhiata alla galleria dei modelli di Coda per avere un'idea di ciò che è possibile fare. Ciò è particolarmente importante se trovi una tela bianca opprimente e non sei sicuro di come organizzare il tuo lavoro.

Prezzo
Coda offre un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita include editor e Doc Maker illimitati, visualizzatori illimitati, dimensioni limitate dei documenti, quote ridotte sull'automazione, integrazioni limitate (sebbene non siano strumenti comuni di cui potresti aver bisogno), una cronologia delle versioni di 7 giorni, collaborazione in tempo reale, cartelle illimitate e il sostegno della comunità.

Nozione – documentazione e gestione del progetto

Notion è un nuovo arrivato spesso visto come un concorrente di Google Docs. In realtà, cerca di unire strumenti diversi come Evernote, Trello e Airtable in uno. Notion ti consente di creare e organizzare documenti che possono fare molto di più che elaborare parole. I documenti in Notion possono includere elenchi di cose da fare, calendari, database e altro. Se hai bisogno di un posto per organizzare i documenti e gestire le attività che ne derivano, Notion può essere una soluzione completa a questi problemi.

L'idea delle pagine e dell'organizzazione della nozione può inizialmente confondere. Dovresti avere una visione chiara di quali documenti desideri archiviare in Notion prima di immergerti. Può risolvere molti problemi diversi, quindi scopri il tuo caso d'uso particolare prima di essere sopraffatto.

Prezzo
Notion ha un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita offre membri e ospiti illimitati, 1.000 'blocchi' (in pratica, sezioni di contenuto) e 5 MB di spazio di archiviazione di file.

evernote - documentazione

Evernote ha una lunga storia come applicazione per prendere appunti personali. Ha consentito a lungo alle persone di scrivere note, raccogliere informazioni dal Web e organizzare le informazioni con un robusto sistema di etichettatura e categorizzazione, rendendolo uno strumento di ricerca popolare. Alcuni potrebbero non sapere che Evernote ha anche funzionalità di collaborazione, a un prezzo. Il piano aziendale di Evernote ha una funzione chiamata Spaces, che raccoglie note e documenti del team in un formato simile a Drive.

Evernote può essere utilizzato molto semplicemente come luogo per scrivere note. Ma ha livelli e livelli di funzionalità che possono resistere agli utenti più potenti. Il suo web clipper ti consente di salvare pagine web e PDF dal web e salvarli nel tuo account Evernote. Puoi utilizzare la codifica e la ricerca per filtrare le tue note in infiniti modi.

Prezzo
Evernote ha un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita include funzionalità complete per prendere appunti, nonché tag e ricerca, nessuna condivisione di note.

Gli strumenti per la gestione dei progetti spaziano da piattaforme semplici che gestiscono un componente a prodotti su larga scala che affrontano un'ampia gamma di funzionalità che potrebbero essere necessarie in un'organizzazione.

Trello - gestione di progetto

Trello è un pratico sistema visivo per organizzare il lavoro da svolgere con schede ed elenchi. Puoi creare un flusso di lavoro che funzioni al meglio per il tuo team, in cui gli elementi possono essere spostati rapidamente e facilmente in base al loro stato. Trello ha anche introdotto regole e integrazioni che possono aiutare a mantenere gestibile la struttura organizzativa. Trello ha anche modelli nel caso in cui hai bisogno di idee su come sfruttare al meglio le sue funzionalità.

L'interfaccia utente è ragionevolmente semplice e non opprimente come possono essere alcune piattaforme di gestione dei progetti. Trello fa meno di altre piattaforme, ma può essere una buona cosa in quanto fa ciò che si propone di fare bene e senza l'ingombro di troppe funzionalità.

Prezzo
Trello ha un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita include bacheche personali illimitate, carte illimitate, elenchi illimitati, limite di caricamento file di 100 MB, bacheche di 10 team e automazione limitata.

Airtable – gestione e organizzazione dei dati

Il modo migliore per pensare ad Airtable è come un foglio di calcolo con superpoteri. Con Airtable, puoi organizzare i dati in un formato tabulare familiare, ma può poi trasformarsi in bacheche kanban, calendari e gallerie visive simili a Trello. Puoi impostare moduli personalizzati che alimenteranno l'input dell'utente nel tuo database Airtable. Per gli utenti professionisti, Airtable ha 'Blocchi', che aggiungono funzionalità aggiuntive del plug-in alle tabelle, come geocodifica, grafici e persino un modo per progettare pagine Web in base ai dati nella tabella.

Airtable utilizza un linguaggio unico per descrivere la sua funzionalità. Quello che potresti comunemente pensare come un foglio di calcolo o un database è chiamato 'Base'. Ha 'Blocchi' (per utenti professionisti) che incorporano tecnologie plug-in nelle tue basi. Una volta superato il gergo, Airtable è uno strumento per fogli di calcolo molto flessibile che ti offre un potere utile su un foglio Google.

Prezzo
Airtable ha un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita include basi illimitate, 1.200 record per base, 2 GB di spazio per allegati per base e due settimane di cronologia delle revisioni.

Allineare - gestione di progetto

Range affronta il lavoro di sapere chi sta facendo cosa e dove sono i team in termini di obiettivi. Range facilita la pianificazione delle singole attività e il check-in del team con programmi e benefici da un'ampia gamma di integrazioni con le app che probabilmente utilizzerai, come Slack, Google Drive, Calendar, Trello e Github.

Ha un'interfaccia utente intuitiva e il processo di onboarding ti guida attraverso come usarlo. Suggerimenti ed esempi sono disponibili in tutte le visualizzazioni fino a quando non vengono eliminati.

Prezzo
Il raggio d'azione è gratuito per squadre fino a 10 persone. Sono $ 14 al mese per ogni compagno di squadra aggiuntivo.

lunedì – documentazione e gestione del progetto

Monday è un sistema organizzato dal consiglio per la gestione di progetti e flussi di lavoro. Le integrazioni si connettono alle app che potresti già utilizzare. Viste diverse, come il carico di lavoro e le scadenze, presentano lo stato del lavoro in modi utili, rendendo più facile valutare cosa viene fatto e quando. La funzionalità può essere automatizzata con routine di automazione senza codice che possono semplificare le attività.

Il sito offre molte funzionalità, ma il processo di onboarding per i nuovi account fa un lavoro decente nel guidarti attraverso il processo di creazione di una nuova scheda. C'è molto disponibile nell'interfaccia, quindi potrebbe volerci un po' di tempo per capire quale funzionalità è disponibile.

Prezzo
Monday ha un sistema di piani a più livelli, in cui i prezzi si basano sul numero di utenti. Il piano di base, che costa $ 39 per cinque utenti al mese, offre schede illimitate, 20 tipi di colonne, una vista Kanban, moduli incorporati, 5 GB di spazio di archiviazione e un registro delle attività di una settimana.

Gli ultimi due elementi di questo elenco sono piattaforme di gestione dei progetti piuttosto robuste che potrebbero essere più di quello che stai cercando se stai solo cercando di colmare le lacune temporanee nel tuo flusso di lavoro. Tuttavia, se sei pronto a valutare piattaforme di gestione dei progetti più intensive, queste sono opzioni all-in-one da prendere in considerazione.

Asana – piattaforma all-in-one di documentazione, gestione dei progetti e comunicazione

Asana è una piattaforma di gestione dei progetti su larga scala in grado di affrontare una varietà di applicazioni per marketing, vendite, operazioni, prodotti e diverse esigenze di gestione del flusso di lavoro. È difficile descrivere in modo succinto tutte le sue funzionalità poiché Asana si rivolge a più spazi di gestione dei progetti. Comprende gran parte delle funzionalità di una combinazione dei prodotti di cui sopra, tra cui comunicazione, gestione delle attività, pianificazioni, flusso di lavoro del progetto e altro ancora.

Prezzo
Asana ha un sistema di piani a più livelli. La versione gratuita include la gestione delle attività; visualizzazioni elenco, bacheca e calendario; assegnatari e scadenze; fino a 15 compagni di squadra e integrazioni di app.

Campo base – piattaforma all-in-one di documentazione, gestione dei progetti e comunicazione

Basecamp, costruito da un'azienda che ha aperto la strada al lavoro a distanza da prima che fosse interessante, promette di risolvere tutte le tue principali esigenze di strumenti in un'unica soluzione completa. In Basecamp crei progetti. All'interno dei progetti, puoi creare elenchi di cose da fare, assegnare attività, inviare annunci ai membri del team, pianificare riunioni, condividere documenti e avviare chat di gruppo. Con tutto ciò, Basecamp potrebbe teoricamente prendere il posto di Google Docs, Slack, Dropbox, Trello e Asana.

Basecamp sottolinea fortemente la natura asincrona del lavoro a distanza. Se stai cercando una soluzione che ti permetta di lavorare con persone in orari diversi, in luoghi diversi, con diverse capacità di comunicazione remota, Basecamp è una soluzione particolarmente interessante.

Acquistare in un prodotto come Basecamp significa acquistare nella sua intera filosofia di gestione del prodotto. Funziona davvero per alcune persone e ne disattiva altre. Ma se sei pronto per una soluzione completa, dedicare del tempo all'apprendimento di Basecamp ti insegnerà molto su cosa funziona per la tua organizzazione e cosa no.

Prezzo
$ 99 al mese per utenti e progetti illimitati.

Tyler Fisher è il vicedirettore, tecnologia, a Catalizzatore di notizie . Può essere contattato all'indirizzo tyler@newscatalyst.org e su Twitter all'indirizzo @tylrfishr .

Heather Bryant è il vicedirettore, prodotto, presso Catalizzatore di notizie . Può essere raggiunta all'indirizzo heather@newscatalyst.org e su Twitter all'indirizzo @hbbussola .

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